Conservación de expedientes 10 años: cómo digitalizarlos de forma auditable

La correcta conservación de expedientes es esencial para las entidades que realizan actividades vulnerables, como lo estipula la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI). Según la normativa vigente, es indispensable conservar estos documentos durante un periodo mínimo de 10 años. En este artículo, te guiaremos sobre cómo digitalizar expedientes de manera auditable, garantizando el cumplimiento legal y optimizando tus procesos de gestión documental.

Importancia de la conservación de expedientes

La LFPIORPI establece en su artículo 17 la obligación de conservar expedientes, lo cual es crucial para asegurar la trazabilidad de las operaciones y la transparencia de las entidades involucradas en actividades vulnerables. La reforma publicada el 16 de julio de 2025 refuerza esta obligación, introduciendo nuevas directrices para la digitalización de documentos.

Beneficios de la digitalización de expedientes

• Accesibilidad y eficiencia: Digitalizar documentos permite acceder a ellos de manera rápida y sencilla, mejorando la eficiencia operativa.
• Reducción de espacio físico: Almacenar documentos digitalmente reduce la necesidad de espacio físico, lo cual es especialmente útil para empresas pequeñas.
• Seguridad: Los documentos digitales pueden protegerse con contraseñas y cifrado, aumentando la seguridad de la información.

Pasos para digitalizar expedientes de forma auditable

1. Evaluación y preparación de documentos

Antes de comenzar el proceso de digitalización, es crucial evaluar y organizar los documentos físicos. Clasifica los expedientes según su relevancia y vigencia, asegurando que toda la documentación necesaria esté completa y en buen estado.

2. Selección de herramientas y software

Elige un software de digitalización que cumpla con los estándares de seguridad y audibilidad. Busca opciones que ofrezcan funciones de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para facilitar la búsqueda y recuperación de documentos.

3. Proceso de digitalización

Convierte los documentos físicos en archivos digitales utilizando escáneres de alta calidad. Asegúrate de que cada archivo se guarde en un formato estándar, como PDF/A, que es adecuado para almacenamiento a largo plazo.

4. Almacenamiento seguro y accesible

Una vez digitalizados, los documentos deben almacenarse en una plataforma segura, idealmente en la nube, con medidas de seguridad como cifrado y acceso controlado. Implementa sistemas de respaldo regular para prevenir la pérdida de datos.

5. Mantenimiento y actualización

Establece un sistema de revisión periódica para garantizar que los documentos digitales se mantengan actualizados y en condiciones auditables. Esto incluye verificar la integridad de los archivos y asegurar que el acceso a los documentos esté restringido a personal autorizado.

Cumplimiento legal y normativo

Según el artículo 32 de la LFPIORPI, es fundamental que las entidades mantengan un registro de las operaciones realizadas, el cual debe ser accesible para las autoridades en caso de requerirse. La reforma de 2025 introduce la necesidad de que estos registros sean auditables, lo que significa que deben ser fácilmente verificables y estar protegidos contra alteraciones.

Además, el artículo 54 y 55 enfatizan la importancia de implementar controles internos que aseguren la correcta conservación de los expedientes digitales, así como la obligación de reportar cualquier anomalía a la autoridad competente.

Conclusión

La digitalización de expedientes no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en la LFPIORPI, sino que también aporta múltiples beneficios operativos. Al seguir un proceso estructurado y adoptar herramientas adecuadas, las entidades pueden asegurar que sus expedientes sean auditables y estén protegidos a lo largo del tiempo. Mantenerse actualizado con las reformas y regulaciones es esencial para garantizar la conformidad y la eficiencia en el manejo documental.